Что такое счет-фактура и для чего она нужна

Счет-фактура – это документ, который гостиница выдаёт по факту оказания услуг. Он необходим для налогового учета НДС. То есть, на гостиницу возлагается обязанность оплатить НДС, а покупателю в свою очередь сумма этого налога может быть возмещена.

В счет-фактуре должно быть указано:

• Порядковый номер и дата выписки.
• Название гостиницы, её адрес и данные ОГРН, КПП и ИНН.
• Кому выписан счет. Чаще всего требуется, чтобы в этой графе было указано наименование компании, а не имя сотрудника. При этом указывается адрес организации, её ИНН и КПП. Чтобы избежать ошибок, гостиница может запросить свидетельство о госрегистрации компании.
• Наименования услуг их цена за единицу измерения, стоимость, общая сумма. При этом НДС выделяется отдельной графой.
• Счет заверяется мокрой печатью гостиницы, подписью директора либо уполномоченных им лиц (обычно администратора). Возможно также наличие штампа «оплачено»

Когда выписывается счет-фактура?

Если оплата происходила по безналу непосредственно компанией. Хотя стоит учесть, что данная ситуация встречается довольно редко. В случае если сотрудник платил наличными, гостиница не обязана выдавать счет-фактуру. Так как для вычета НДС принимаются суммы, которые выделены отдельной строкой по гостиничному чеку. Несмотря на это, бухгалтерия довольно часто даёт запрос на счет-фактуры, чтобы перестраховаться перед налоговой службой. Гостинице при этом для оформления счета понадобиться доверенность на имя сотрудника с реквизитами предприятия.

Какие еще документы могут понадобиться?

• В первую очередь – это чек с QR-кодом, он является обязательным отчетным документом. Когда чек проводится через онлайн-кассу, его копия автоматически отсылается в ОФД, что обязывает гостиницу оплатить налог. Кроме того, считывая QR-код можно увидеть более подробную информацию о проживающем, номере, гостинице, датах заезда и выезда, услугах. Это приходится прямым доказательством, что документ является оригинальным.
• Копия свидетельства о госрегистрации или других учредительных документов. Это нужно, чтобы убедиться, что гостиница является действующей.
• Прейскурант – подтверждает, что стоимость услуг не была завышена.
• Акт выполненных работ – это первичный учетный документ, который необходим для подтверждения того, что услуги были предоставлены и постоялец не имеет претензий.
• Счет по форме 3-Г – в нём подробно расписана информация о проживании, которая зашифрована QR-кодом чека.

Что делать, если гостиница не выдаёт счет-фактуру?

Как было уже сказано, при оплате наличными гостиница счет-фактуру может не предоставлять. Но, если бухгалтерия при этом отказывается выдавать командировочные выплаты, данный документ, как и все остальные можно купить. Главное, чтобы пакет документов приобретался в одном месте, до того как вы сдали отчет, и был оригинальным, то есть произведенным в реально действующей гостинице.